日々のビジネス活動の中で、文書は欠かせない存在です。プロジェクトの企画書から、契約書、メモ、報告書まで、さまざまな形の文書が私たちの仕事を支えています。
しかし、いざという時に必要な文書を探すのに時間がかかってしまった経験はないでしょうか。それは、文書の保管方法が適切でない可能性があります。適切な文書の保管法は、組織全体の生産性を向上させることができます。
本記事では、文書保管の基本から効率的な方法を詳しく解説します。
文書保管はなぜ大事なのか？
文書保管が重要な理由はいくつかあります。
まず、業務の効率性に直結する点です。文書がきちんと整理されていると、必要な情報をすぐに探し出すことが可能になります。以上から、文書保管は時間と労力の節約できるため、組織全体の生産性向上に大きく貢献するといえるでしょう。
また、文書保管はサービスの品質にも大きな影響を与えます。問い合わせ対応などに必要な情報がすぐに取り出せると、お客様を待たせることなくスムーズに対応できます。その結果、顧客満足度の向上につながるのです。
また、文書保管は企業のコンプライアンスにも深く関連しています。個人情報の保護、業務上の秘密情報の安全管理など、情報漏洩の防止は組織の信頼と生存に直結する問題です。そして、法律で規定された保管義務や期間を守るためにも、適切な文書保管が必須となります。
これらを考えると、文書保管の重要性が見えてきます。適切な文書保管は、業務効率、顧客満足度、そしてコンプライアンスという、ビジネスの三つの柱を支える重要な要素です。だからこそ、文書保管を見直し、その改善に取り組むことが求められるのです。
保管期間に規定がある文書とその期間
文書保管は業務効率だけでなく、法令遵守にも重要な役割を果たします。その中でも保管期間が法律で定められている文書は特に注意が必要です。
10年 株主総会議事録や取締役会議事録があります。保管期間の開始日は各会議の日となります。また、帳簿は帳簿閉鎖時から10年間となります。
7年 取引に関する書類や、給与所得者の扶養控除等申告書、証憑書類が含まれます。これらの開始日は各文書の独特な性質によりますが、一般的には帳簿閉鎖時や法定申告期限を基準とします。
5年 従業員の身元保証書は作成日から5年は保管期間です。
4年 雇用保険の被保険者に関する書類は完結日から4年です。
3年 労働者名簿や雇入・解雇・退職に関する書類は死亡、
退職の日からカウントします。
2年 健康保険・厚生年金保険に関する書類は完結日から2年です。
文書保管の効率的な方法
ここで、効率的な文書保管の方法を説明します。
よく使う文書とそうでない文書をわける
文書保管に頭を抱えている皆さん、このルールを覚えて、業務効率をアップさせましょう。まず始めるにあたり、「よく使う文書」と「めったに使わない文書」を分けることが大切です。これには法的な保管期間が長い文書も含まれます。
よく使う文書には今年度の文書や現在進行している案件の文書、永年的に使用する文書があります。これらは手元に置いておき、すぐに取り出せるような場所に保管しましょう。一方、めったに使わない文書は保管期間に従って保管する必要がある文書です。これらは別の棚に保管しておくと、日々の業務をスムーズに進めることができます。
このように文書を分けると、必要な時に素早く文書を見つけることができ、作業効率が向上します。さらに、法定の保管期間が定められている文書についても、その期間が過ぎたら適切に処分することが可能となります。
文書の種類を毎に分ける
次に、文書の種類ごとに整理します。同じ種類の文書が一箇所にまとまっていたほうが使いやすいのではないでしょうか。
例えば、経理部門の皆さんは、経理関連の文書が山積みになっていることもあるでしょう。この場合、取引先や契約形態、年度ごとにファイルを分けて保管すると、必要なときにすぐに手に取ることができます。
営業部門では、契約書や見積書、顧客リストなど、さまざまな文書が出てきます。これらも顧客別、案件別に分けて保管しましょう。そうすることで、必要な文書を素早く見つけられるようになります。
また、企画やマーケティングのようにアイデアやデータが重要な部署では、発表資料やデータ分析結果などの文書を、プロジェクトやテーマごとに分けて保管すると便利です。
保管期間ごとに分ける
文書の種類ごとに分けた後の次のステップは、保管期間別に整理することです。これにより、いつ文書を破棄すべきかが一目でわかるようになります。
まず、大量の文書を扱う場合は、保管期間別にファイルを作成しましょう。それぞれのファイルには、「1年保管」「5年保管」「永久保存」などとラベルを貼ると良いですね。これなら、必要な文書をすぐに見つけることができます。
次に、文書の量が比較的少ない場合は、ファイル内でポケットファイルを使って保管期間別に分けるのも有効です。こうすると、ファイルの場所を取らずに済みます。
それぞれの方法に共通するのは、保管期間の終わった文書をすぐに見つけられるという利点です。保管期間が明確になっていれば、その期間が過ぎた文書を素早く破棄できます。
さらに、保管期間が切れた文書を素早く破棄することで、無駄なスペースを取らなくて済みます。
文書のラベリングを行う
分類したファイルにはしっかりとラベルを貼ることが大切です。
ラベルは、文書の特性を一目で理解するのに役立ちます。
たとえば、「経理関連」、「プロジェクト○○」、「20××年度の契約書」など、内容がひと目でわかるような短い説明文をラベルに記入しましょう。この手間を惜しまずに取ることで、あとから大きな効果を生み出します。
そして、ラベルを見てすぐにどの文書を取り出すべきか判断できるため、検索時間を大幅に短縮できます。その結果、業務の効率が大幅に向上することでしょう。
まとめ
文書管理は単に文書を整理するだけでなく、情報を効率的に共有し、ビジネスを円滑に進めるための大切なツールです。これらのポイントを活用し、業務の流れをよりスムーズに進めていきましょう。
